Pourquoi Google Drive, Outlook ou SharePoint ne suffisent plus pour retrouver vos documents

Une réalité qu’on connaît tous

On s’est tous dit un jour : “J’ai mis ce fichier quelque part… mais où ?”

Que ce soit un contrat, un devis ou un compte rendu de réunion, on finit par perdre 15 minutes à naviguer entre Google Drive, Outlook et SharePoint. Et parfois, malgré tout, impossible de retrouver la bonne version.

Je pensais être seul à vivre ça, mais en discutant avec d’autres freelances et dirigeants de PME, le constat est le même : ces outils ont leurs limites.

Les limites que beaucoup d’entre nous rencontrent

1. Les mots-clés, ça ne suffit pas.

   Taper “contrat client 2023” sur Drive renvoie dix fichiers différents. À ce stade, on doit ouvrir un par un pour vérifier.

2. Ils ne comprennent pas nos questions.

   Si je demande : “Quelle est la clause de résiliation dans le contrat X ?”, aucun moteur ne va m’amener directement au passage. Résultat : je parcours 40 pages pour une seule info.

3. Les silos ne communiquent pas.

   Je cherche dans Drive… puis dans Outlook… puis dans SharePoint. Comme si chaque outil vivait dans sa bulle.

4. Les doublons, l’éternel problème.

   contrat_v1, contrat_final, contrat_definitif2… On connaît tous ce cauchemar. Et là, on croise les doigts pour ne pas envoyer la mauvaise version au client.

Ce que ça coûte en vrai

En additionnant ces petites pertes de temps, on se rend compte que ça pèse lourd. IDC parle de 2,5 h par jour gaspillées juste à chercher de l’info. Gartner estime qu’on passe 18 minutes par document.

Dans une PME de 10 personnes, ça représente l’équivalent de plusieurs postes perdus chaque semaine uniquement à… chercher. Pas à produire, pas à facturer. À chercher.

Ce que l’IA change concrètement

Depuis quelques mois, je teste une autre approche. On pose des questions comme à un collègue :

“Montre-moi le dernier devis validé pour le client X”.

Et on obtient directement la réponse. Pas une liste de résultats, pas dix fichiers à ouvrir : la réponse.

L’IA lit vraiment le contenu, elle retrouve le passage précis dans un contrat ou dans un mail, et surtout, elle centralise tout : mails, drives, dossiers locaux. Plus besoin de répéter la recherche trois fois.

Et point rassurant pour beaucoup d’entre nous : ça peut tourner en local, sans que les fichiers partent je ne sais où dans un cloud américain.

En conclusion

On le voit bien : Google Drive, Outlook, SharePoint ont rendu service, mais ils ne couvrent plus nos besoins. On n’a pas besoin de “chercher”. On a besoin de retrouver, vite et bien.

Avec l’IA, ça devient enfin possible. Et je pense qu’on est nombreux à en avoir assez de perdre des heures chaque semaine dans ce labyrinthe numérique.

Et vous, vous passez combien de temps par jour à chercher un fichier ?